Uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI) com 300 empresas brasileiras apontou que 78% delas estão mais comprometidas com seus objetivos e resultados, 71% melhoraram a disponibilidade de informações para a tomada de decisão, 59% registraram aumento da satisfação dos clientes e 44% disseram estar aproveitando melhor seus recursos humanos. Como elas aperfeiçoaram seu desempenho operacional? Todas passaram a investir em Gestão de Projetos, uma prática que tem caído no gosto empresarial por proporcionar mais segurança no desenvolvimento dos negócios, reduzir riscos e aumentar a produtividade e o lucro.
O PMI define Gestão de Projetos como um processo onde se aplicam conhecimentos, capacidades, instrumentos e técnicas às atividades de um projeto – a criação de um novo produto, por exemplo – para satisfazer as necessidades e as expectativas dos envolvidos. “Nada mais é do que a gestão de processos com foco nos resultados”, resume Roberto Fasanaro Júnior, um dos sócios da Planset Gestão de Projetos e Processos, de Florianópolis. Em entrevista ao Noticenter, o especialista explicou quando e como adotar a Gestão de Projetos. Veja, nesta edição, de que maneira ela pode ser vantajosa para os seus negócios.
MEDIDA NECESSÁRIA
Para Roberto, as empresas brasileiras perceberam, ao longo dos últimos anos, que exercer seus trabalhos baseados em projetos permite a consolidação e a organização de complexas operações. Isso porque, através do planejamento, a execução e o controle do projeto ocorrem em ambiente mais estruturado, mensurável e corrigível. Assim, fica mais fácil prever custos, prazos e qualidade. “O gerenciamento de projetos é hoje uma tendência irreversível na administração das empresas e, cada vez mais, requisito básico e fundamental para o sucesso empresarial”, afirma o especialista.
Outro ponto que merece destaque: um bom projeto pode abrir portas e permitir que a empresa se desenvolva ainda mais. Existem no Brasil várias instituições que financiam pesquisas e projetos de organizações que desejam investir em inovação – BNDES, BRDE CNPq e Finep são alguns exemplos. Mas para liberar os recursos, em contrapartida, elas exigem criteriosos planos de gerenciamento de projetos. “Muitas vezes os recursos não são liberados porque os projetos analisados não são aprovados em função da sua baixa qualidade metodológica, embora sejam viáveis economicamente”, alerta Roberto.
QUANDO IMPLANTAR?
Qualquer organização, de todos os portes, pode aproveitar os benefícios da Gestão por Projetos. De acordo com Roberto, entretanto, não se pode apontar um momento mais adequado para iniciar o processo. “Vai acontecer quando o empreendedor perceber que está faltando organização nas atividades do negócio”, conta. O especialista ressalta que, para colher os benefícios esperados, as empresas devem ter a consciência de adotar o gerenciamento de projetos não apenas como algo ocasional, mas como uma metodologia onde seus gerentes sejam devidamente treinados, de forma a agregar valor às experiências individuais de cada um deles.
ETAPAS
Um projeto contempla cinco grupos de processos. O primeiro é a Iniciação, que, como o próprio nome sugere, ocorre no início de cada projeto ou de uma nova fase do projeto. Nesta etapa, são definidos os recursos necessários para que os objetivos sejam cumpridos. Em seguida, devem ser considerados orçamento, lista de atividades, planejamento do escopo, desenvolvimento do cronograma, identificação de riscos, recrutamento da equipe e o planejamento da prospecção. “Os maiores conflitos que o gerente enfrentará neste grupo de processos serão referentes ao estabelecimento das prioridades do projeto”, alerta Roberto.
Feito isso, parte-se, então, para a concretização dos planos. É aqui que o gerente de projetos coordena e direciona os recursos. Esta etapa costuma absorver a maior parte do tempo e dos custos do projeto. “O maior desafio neste ciclo diz respeito aos cronogramas”, explica Roberto. Depois o recomendado é realizar análises e avaliações de desempenho para verificar se o planejamento está sendo cumprido – e corrigir ações que eventualmente foram desviadas.
Além de tudo isso, o especialista explica que é preciso seguir o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia Pmbok, do inglês Project Management Body of Knowledge). O Pmbok é um conjunto de práticas divididos e categorizados em nove áreas consideradas essenciais (veja tabela) para qualquer projeto.
SOBRE O PMI
O Project Management Institute é um instituto que organiza o gerenciamento de projetos em âmbito mundial. O PMI realiza pesquisas anuais para verificar os índices de crescimento na utilização da gestão de projetos nas empresas e as principais necessidades do setor.
O QUE ESTÁ ENVOLVIDO EM CADA UMA DAS ÁREAS ESSENCIAIS DE UM PROJETO
1. Escopo
Processos necessários para garantir que o projeto possa ser completado com sucesso. O seu objetivo principal é definir e controlar o que deve e o que não deve estar incluído no projeto.
2. Prazo
Processos necessários para assegurar a conclusão do projeto dentro do prazo previsto.
3. Custo
Processos necessários para assegurar a conclusão do projeto dentro do orçamento aprovado.
4. Qualidade
Processos necessários para assegurar que todas as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão atendidas.
5. Recursos Humanos
Processos necessários para proporcionar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.
6. Comunicação
Processos necessários para assegurar a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto de forma adequada e apropriada no projeto
7. Riscos
Processo sistemático de identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Isto inclui maximizar a probabilidade e as consequências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e as consequências de eventos adversos aos objetivos do projeto.
8. Aquisições
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços externos à organização executora do projeto.
9. Integração
Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada.
Matéria publicada em 02/06/2010
O PMI define Gestão de Projetos como um processo onde se aplicam conhecimentos, capacidades, instrumentos e técnicas às atividades de um projeto – a criação de um novo produto, por exemplo – para satisfazer as necessidades e as expectativas dos envolvidos. “Nada mais é do que a gestão de processos com foco nos resultados”, resume Roberto Fasanaro Júnior, um dos sócios da Planset Gestão de Projetos e Processos, de Florianópolis. Em entrevista ao Noticenter, o especialista explicou quando e como adotar a Gestão de Projetos. Veja, nesta edição, de que maneira ela pode ser vantajosa para os seus negócios.
MEDIDA NECESSÁRIA
Para Roberto, as empresas brasileiras perceberam, ao longo dos últimos anos, que exercer seus trabalhos baseados em projetos permite a consolidação e a organização de complexas operações. Isso porque, através do planejamento, a execução e o controle do projeto ocorrem em ambiente mais estruturado, mensurável e corrigível. Assim, fica mais fácil prever custos, prazos e qualidade. “O gerenciamento de projetos é hoje uma tendência irreversível na administração das empresas e, cada vez mais, requisito básico e fundamental para o sucesso empresarial”, afirma o especialista.
Outro ponto que merece destaque: um bom projeto pode abrir portas e permitir que a empresa se desenvolva ainda mais. Existem no Brasil várias instituições que financiam pesquisas e projetos de organizações que desejam investir em inovação – BNDES, BRDE CNPq e Finep são alguns exemplos. Mas para liberar os recursos, em contrapartida, elas exigem criteriosos planos de gerenciamento de projetos. “Muitas vezes os recursos não são liberados porque os projetos analisados não são aprovados em função da sua baixa qualidade metodológica, embora sejam viáveis economicamente”, alerta Roberto.
QUANDO IMPLANTAR?
Qualquer organização, de todos os portes, pode aproveitar os benefícios da Gestão por Projetos. De acordo com Roberto, entretanto, não se pode apontar um momento mais adequado para iniciar o processo. “Vai acontecer quando o empreendedor perceber que está faltando organização nas atividades do negócio”, conta. O especialista ressalta que, para colher os benefícios esperados, as empresas devem ter a consciência de adotar o gerenciamento de projetos não apenas como algo ocasional, mas como uma metodologia onde seus gerentes sejam devidamente treinados, de forma a agregar valor às experiências individuais de cada um deles.
ETAPAS
Um projeto contempla cinco grupos de processos. O primeiro é a Iniciação, que, como o próprio nome sugere, ocorre no início de cada projeto ou de uma nova fase do projeto. Nesta etapa, são definidos os recursos necessários para que os objetivos sejam cumpridos. Em seguida, devem ser considerados orçamento, lista de atividades, planejamento do escopo, desenvolvimento do cronograma, identificação de riscos, recrutamento da equipe e o planejamento da prospecção. “Os maiores conflitos que o gerente enfrentará neste grupo de processos serão referentes ao estabelecimento das prioridades do projeto”, alerta Roberto.
Feito isso, parte-se, então, para a concretização dos planos. É aqui que o gerente de projetos coordena e direciona os recursos. Esta etapa costuma absorver a maior parte do tempo e dos custos do projeto. “O maior desafio neste ciclo diz respeito aos cronogramas”, explica Roberto. Depois o recomendado é realizar análises e avaliações de desempenho para verificar se o planejamento está sendo cumprido – e corrigir ações que eventualmente foram desviadas.
Além de tudo isso, o especialista explica que é preciso seguir o Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia Pmbok, do inglês Project Management Body of Knowledge). O Pmbok é um conjunto de práticas divididos e categorizados em nove áreas consideradas essenciais (veja tabela) para qualquer projeto.
SOBRE O PMI
O Project Management Institute é um instituto que organiza o gerenciamento de projetos em âmbito mundial. O PMI realiza pesquisas anuais para verificar os índices de crescimento na utilização da gestão de projetos nas empresas e as principais necessidades do setor.
O QUE ESTÁ ENVOLVIDO EM CADA UMA DAS ÁREAS ESSENCIAIS DE UM PROJETO
1. Escopo
Processos necessários para garantir que o projeto possa ser completado com sucesso. O seu objetivo principal é definir e controlar o que deve e o que não deve estar incluído no projeto.
2. Prazo
Processos necessários para assegurar a conclusão do projeto dentro do prazo previsto.
3. Custo
Processos necessários para assegurar a conclusão do projeto dentro do orçamento aprovado.
4. Qualidade
Processos necessários para assegurar que todas as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão atendidas.
5. Recursos Humanos
Processos necessários para proporcionar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.
6. Comunicação
Processos necessários para assegurar a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto de forma adequada e apropriada no projeto
7. Riscos
Processo sistemático de identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Isto inclui maximizar a probabilidade e as consequências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e as consequências de eventos adversos aos objetivos do projeto.
8. Aquisições
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços externos à organização executora do projeto.
9. Integração
Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada.
Matéria publicada em 02/06/2010
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